Seit dem 1. August 2022 gilt ein geändertes Nachweisgesetz. Im Zuge der Umsetzung der Richtlinie der EU über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (AB-RL, RL (EU 2019/1152 vom 20. Juni 2019, ABl. 2019 L 186 S. 105) mußte der Gesetzgeber hier nachbessern.

Worum geht es?

Mit dem alten Nachweisgesetz, das ebenfalls auf einer Richtlinie der EU beruht, sollte bereits bisher erreicht werden, daß Arbeitnehmer, die keinen schriftlichen Arbeitsvertrag hatten, größere Rechtssicherheit erhalten. Arbeitgeber waren verpflichtet, den Arbeitnehmern die wesentlichen Inhalte des Arbeitsverhältnisses schriftlich mitzuteilen.
Dies blieb allerdings unsanktioniert und hat im Wesentlichen keine größere Bedeutung gewonnen
Durch die AB-RL sollte der Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes erweitert und die Wirksamkeit der Regelungen erhöht werden.

Für wen gilt das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz gilt nach § 1 NachwG für alle Arbeitsverhältnisse im Sinne des § 611a BGB.
Es gilt ebenfalls für alle Praktikanten im Sinne des § 22 Abs. I MiLoG, also insbesondere diejenigen, die im Rahmen einer schulischen Verpflichtung oder eines Studiums ein Praktikum ausüben.

Ab wann gilt das?

Die Regelungen gelten für alle Verträge, die ab dem 1. August 2022 geschlossen werden.
Soweit ein Arbeitsvertrag bereits besteht, ist der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers verpflichtet, die Nachweise binnen einer Frist von sieben Tagen zu erbringen (sofern diese nicht bereits im Arbeitsvertrag enthalten sind) (§ 5 NachwG).

Was ist nachzuweisen?

Die Nachweispflicht bezieht sich gemäß § 2 Abs. I S. 1 Nrn. 1 bis 15 NachwG auf:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• bei Arbeit auf Abruf nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz: die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 Kündigungsschutzgesetz ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Wie erfolgt der Nachweis?

Zulässig ist allein die Schriftform; insbesondere ist eine Nachweisführung der E-Mail o. ä. (Textform) ausgeschlossen (§ 2 Abs. I S. 3 NachwG).

Wann ist der Nachweis zu erteilen?

Der Gesetzgeber hat keine klare Frist zur Erteilung des Nachweises gewählt, sondern differenziert nach der jeweiligen Auskunftspflicht (§ 2 Abs. I S. 4 NachwG).
Teilweise sind Angaben am ersten Tag der Arbeitsleistung zu erbringen (Bezeichnung der Parteien, Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, Angaben zur Arbeitszeit), teilweise am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses (Angaben zum Urlaub, zu Fortbildungen, Altersversorgung, Kündigungsfristen, anwendbare Kollektivverträge).
Es bietet sich für Arbeitgeber an, diese Angaben gesammelt zu Beginn des Arbeitsverhältnisses zu übergeben. Es ist dabei – je nach Unternehmen – gegebenenfalls ratsam, Teile der Nachweise in Form eines vorbereiteten Hinweisschreibens zu übergeben.

Was droht?

Bei Verletzung der Nachweispflicht drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 2.000,- EUR (§ 4 NachwG).
Auch wenn hier die weitere Entwicklung abzuwarten sein wird, so kann man darüber nachdenken, daß ein Arbeitgeber, der seine Hinweispflichten im Bereich kündigungsrelevanter Normen verletzt, sich schadensersatzpflichtig macht. Auch könnte hier wohl ein erfolgreicher Antrag auf Zulassung einer verspätet erhobenen Klage (§ 5 KSchG) erfolgreich sein.

Wie setze ich das Nachweisgesetz ein?

In vielen Arbeitsverhältnissen ist wichtig, einen Überblick über bestehende Regelungen zu erhalten. Oft wissen Arbeitnehmer und Arbeitgeber selbst nicht, was konkret gilt. Insoweit ist das Nachweisgesetz eine gute Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen und gegebenenfalls nachzuverhandeln.
Im Rahmen von streitigen Verfahren können fehlende oder falsche Angaben des Arbeitgebers zusätzlich „Druck“ auf den Arbeigeber ausüben und auch zu Schadensersatzansprüchen führen.
Für Arbeitgeber ist die Erstellung der Nachweise mit (Büro-)Arbeit verbunden; die penible Erfüllung der Vorgaben kann jedoch durch allgemeine Hinweisblätter und Aktualisierungen veralteter Arbeitsverträge vereinfacht werden und zu höherer Rechtssicherheit führen.

In vielen Arbeitsverträgen finden sich Ausschluss- und Verfallklauseln, die oftmals wie folgt formuliert sind :

„Alle Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis und solche, die mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen, verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden.“

Regelmäßig werden diese Ausschlußklauseln mit einer „zweiten Stufe“, die die klageweise Geltendmachung innerhalb von (meist) drei Monaten vorsieht, gekoppelt.

Nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 18. September 2018 (Az. 9 AZR 162/18) ist diese Klausel intransparent und verstößt gegen § 307 Abs. I S. 2 BGB. Sie ist daher unwirksam.

Zur Begründung verweist das Bundesarbeitsgerichts darauf, dass die Klausel auch den Anspruch auf Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes umfasse. Der Mindestlohn könne aber nicht ausgeschlossen werden (§ 3 S.1 MiLoG).

Dies gilt zumindest für Arbeitsverträge, die ab dem 1. Januar 2015 geschlossen worden sind. Denn der Anspruch auf den Mindestlohn galt erst ab dem 1. Januar 2015 (§ 1 Abs. II MiLoG) das Mindestlohngesetz.

Für Altverträge gilt diese Entscheidung nicht. Denn der maßgebliche Zeitpunkt für eine Prüfung des Verstosses ist der Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Eine Klausel, die zu diesem Zeitpunkt transparent war, wird durch eine spätere Gesetzesänderung nicht unwirksam (vgl. BGH, Urteil vom 3. November 1999, Az. VIII ZR 269/98).

Insoweit müssen Arbeitgeber nicht alte Verträge „nachbearbeiten“. Gefahr droht allerdings dann, wenn alte Verträge geändert oder ergänzt werden. Hier ist darauf zu achten, wie die Änderungen oder Ergänzungen in den Vertrag übernommen werden.

Formulierungen wie „alle übrigen Vereinbarungen bleiben unberührt“ dürften zu einer Unwirksamkeit der Ausschlussfrist führen, da die Parteien dann auch die Ausschlussklausel zum Gegenstand ihrer Willensbildung gemacht haben (BAG, Urteil vom 27. März 2018, Az. 4 AZR 151/15).